賃貸借契約書が手元にない人へ｜確認先・再発行・自作の選択肢

賃貸借契約書をなくしてしまい、どこから写しをもらえばよいか知りたい借主・貸主の方、これから個人間で賃貸契約を結ぶために自分でシンプルな契約書を作りたい方に向けた記事です。
契約書が手元にない場合の確認先と再発行の頼み方、重要事項説明書との違い、無料テンプレートを使う際の注意点、印紙や電子契約の基本までを順に解説します。
契約条件は物件や当事者の事情で異なるため、ひな形をそのまま使うのではなく、必要事項と特約を確認してから署名・保管することが大切です。

賃貸借契約書がないときに先に確認したいこと

賃貸借契約書が見当たらないときは、すぐに「契約がない」と結論づけず、契約時の資料、メール、決済記録、管理会社とのやり取りを確認しましょう。
契約書の原本を紛失していても、賃料を支払い入居している事実や、双方の合意を示す資料があれば、賃貸借契約自体が当然に無効になるわけではありません。
ただし、賃料、契約期間、解約予告、敷金、修繕負担などを証明しにくくなるため、早めに写しの取得や条件の書面化を進める必要があります。
特に退去、更新、賃料改定、設備故障などの場面では、口頭の記憶だけで対応すると認識の食い違いが起こりやすいため注意が必要です。

賃貸借契約書が手元にないだけか、契約そのものが未締結かをチェック

まず、契約書を受け取ったものの紛失したのか、そもそも書面への署名・押印や電子契約の手続をしていないのかを切り分けます。
不動産会社経由で入居した場合は、契約締結時のメール、初期費用の明細、鍵の受領書、重要事項説明書、保証会社の契約書類が手掛かりになります。
個人間では、賃料の振込履歴、LINEやメールでの条件合意、入居日の記録なども確認しましょう。
書面がなくても合意と引渡しなどにより賃貸借が成立している場合はありますが、条件の立証が難しくなります。
未締結で条件も曖昧なら、現在の合意内容を双方で確認し、新たに契約書を作成して各自が保管する方法が有効です。

• 署名済み契約書・電子署名済みPDFの有無
• 重要事項説明書、初期費用明細、保証委託契約書の有無
• 賃料・共益費・敷金を支払った記録
• 入居日、鍵の引渡し日、契約条件を示すメールやメッセージ
• 管理会社、不動産会社、貸主の連絡先

契約内容・契約期間・賃料・共益費を口頭の記憶だけで判断するリスク

「家賃はこの金額だったはず」「退去は1か月前に伝えればよいはず」といった記憶だけで判断すると、後に金銭トラブルへ発展するおそれがあります。
賃料に共益費や駐車場代が含まれているか、定期借家か普通借家か、更新料があるか、解約予告が何日前かによって、支払額や退去時の扱いは大きく変わります。
また、原状回復の範囲、ペット飼育、楽器演奏、転貸、修繕の連絡先なども、契約書や特約で個別に定められていることがあります。
不明な項目は相手方に書面やメールで確認し、合意できた内容を記録として残しましょう。
一方当事者の記憶や説明のみを根拠に、未払い請求や退去費用を確定させないことが重要です。

入居者・借主とオーナー・貸主のどちらが契約書を保管すべきか

賃貸借契約書は、借主と貸主の双方が、署名または記名押印済みの書面を1通ずつ保管するのが基本です。
管理会社や仲介会社が関与している場合でも、管理会社が保管しているからといって、当事者が自分の控えを持たなくてよいわけではありません。
借主は、入居中だけでなく退去後の敷金精算や原状回復費用の確認に備え、関連書類を一定期間保存すると安心です。
貸主も、賃料請求、更新、明渡し、修繕、相続や物件売却の際に契約条件を示せるよう保管します。
紙はスキャンしてPDF化し、電子データは改変や削除を避けられる場所へバックアップするなど、原本と写しを分けて管理しましょう。

賃貸借契約書のもらい方｜確認先と再発行を依頼する流れ

賃貸借契約書の写しを入手したいときは、契約時に関与した管理会社、不動産会社、または貸主に連絡します。
依頼時には、物件名・部屋番号、契約者氏名、契約開始時期、連絡先を伝えると本人確認と書類検索が進みやすくなります。
事業者や貸主に法律上当然の再発行義務があるとは一概にいえず、保管状況や社内ルールにより、コピー交付、PDF送付、閲覧対応、手数料の有無が異なります。
そのため、原本の再作成を求めるよりも、まず「保管されている契約書の写しまたはPDFを交付してほしい」と具体的に依頼するのが実務的です。

管理会社・不動産会社に賃貸借契約書の写しを依頼する方法

管理会社または仲介した不動産会社へ、電話だけでなくメールや問い合わせフォームでも依頼を残すと、依頼内容を後で確認できます。
「賃貸借契約書を紛失したため、署名済み契約書の写しをPDFまたは郵送で受け取りたい」と伝え、物件情報と契約者情報を添えましょう。
代理人が依頼する場合は、委任状や本人確認書類を求められることがあります。
交付手数料、郵送料、送付先、交付までの日数、電子データで受け取れるかも併せて確認してください。
なお、仲介会社は契約後に管理へ関与していない場合もあるため、現在の管理会社が別なら、まず賃料の請求書や掲示物に記載された連絡先を確認するのが確実です。

• 物件名、所在地、部屋番号
• 借主または貸主の氏名、生年月日などの本人確認情報
• 契約開始日または入居時期
• 必要な書類名と希望する受領方法
• 連絡先と、急ぐ場合の期限・利用目的

オーナーの自主管理物件で貸主へ再交付を求めるときの注意点

オーナーが自主管理している物件では、貸主本人が契約書を保管していることが多いため、まず丁寧に写しの交付を依頼します。
電話で話した場合も、後からメール、SMS、書面などで依頼内容を送っておくと、言った・言わないを防ぎやすくなります。
貸主が契約書を紛失している場合は、現在の契約条件を双方で確認したうえで、確認書や再作成した契約書を取り交わす方法を検討します。
ただし、片方だけが作った文書に安易に署名せず、従来の条件と異なる箇所、追加された特約、日付、敷金残高を必ず確認してください。
関係が悪化している、退去費用や賃料に争いがある場合は、やり取りの記録を残し、必要に応じて専門家や相談窓口に相談しましょう。

電子契約・電子化された契約書を電子データやシステムから取得する方法

電子契約で締結した場合、契約書は電子契約サービスのマイページ、契約完了メールの添付ファイル、または共有リンクから取得できることがあります。
メール検索では、物件名、契約、署名完了、締結完了、電子署名などの語句で探すと見つけやすくなります。
ログインIDやパスワードが不明なときは、サービス提供者や管理会社に再設定方法を確認しましょう。
ダウンロードしたPDFは、署名日時、署名者、タイムスタンプ、監査証跡などの情報を含む場合があるため、内容を編集せず原本データとして保存することが大切です。
端末の故障やアカウント停止に備え、アクセス権限に注意しながら複数の保存先へバックアップしてください。

重要事項説明書がない場合はどうする？賃貸借契約書との違い

重要事項説明書は、宅地建物取引業者が宅地建物取引士を通じて、契約前までに物件や取引条件の重要な事項を説明するための書面です。
一方、賃貸借契約書は、貸主と借主がどの条件で賃貸借を行うかを合意し、権利義務を確認するための契約文書です。
両者は記載内容が重なる部分もありますが、役割が異なるため、重要事項説明書だけで賃貸借契約書の代わりになるとは限りません。
不動産会社が仲介した物件で重要事項説明書がない場合は、仲介会社や管理会社に控えの有無を問い合わせましょう。
個人間取引で宅建業者が関与していない場合は、宅建業法上の重要事項説明書の交付場面ではないことがありますが、契約条件を十分に文書化する必要はあります。

重要事項説明書と賃貸借契約書の役割・記載事項・効力の違い

重要事項説明書は、借主が契約判断をするために、登記上の権利関係、法令上の制限、設備、契約期間、賃料などの重要情報を事前に理解することを目的とします。
賃貸借契約書は、賃料支払日、使用ルール、修繕、禁止事項、解約、更新、原状回復、特約など、契約後に守る具体的な約束を定めるものです。
重要事項説明書に書かれた内容も説明根拠として重要ですが、契約条項との不一致がある場合には、経緯や個別の記載を含めて慎重な確認が必要です。
どちらか一方だけを保管するのではなく、契約時に交付された添付書類、特約、設備表、入居時確認書などもまとめて保管しましょう。

宅建業者が関与した賃貸住宅では重要事項説明書の交付を確認

宅地建物取引業者が貸借の代理または媒介を行う賃貸住宅では、原則として契約が成立するまでの間に重要事項説明が行われ、重要事項説明書が交付されます。
対面だけでなく、要件を満たしたIT重説で説明を受けるケースもあるため、メールや電子契約システム内の書類も確認しましょう。
書類が見当たらない場合は、仲介会社に対して、交付済みの重要事項説明書の写しや電子ファイルを保管しているか問い合わせます。
ただし、重要事項説明書の有無だけで、現在の賃貸借契約の有効・無効を簡単に判断することはできません。
説明内容と実際の物件・契約条件に相違がある、説明を受けた記憶がないなどの問題がある場合は、契約書、募集図面、広告、メールなども保存して個別に相談してください。

重要事項説明書だけでは不足する、特約・解約・原状回復の取り決め

重要事項説明書には基本的な取引条件が記載されますが、退去時の詳細な原状回復基準、短期解約違約金、ペット飼育の条件、残置物、更新手続など、個別の約束が契約書や特約に置かれていることが少なくありません。
そのため、重要事項説明書だけを見て「解約はいつでもできる」「敷金は全額返る」と判断するのは危険です。
特約は内容によって有効性が問題となることもあり、借主に一方的に過大な負担を課す記載があれば、そのまま当然に有効とは限りません。
退去や費用請求で争いになりそうなときは、重要事項説明書、賃貸借契約書、特約、入居時・退去時の写真、精算書をそろえ、条項と実際の事情を確認しましょう。

個人間の賃貸借契約書は自分で作ることができる

親族、知人、法人と個人などが直接貸し借りをする個人間の賃貸では、当事者自身で賃貸借契約書を作成できます。
賃貸借契約は、貸主が目的物を使用・収益させ、借主が賃料を支払うことを合意することで成立し得るため、必ずしも不動産会社の書式や公正証書が必要になるわけではありません。
しかし、書面が簡素すぎると、修繕、退去、敷金、保証人、更新などで後から争いになりやすくなります。
自作する場合でも、物件の種類と契約形態に合ったひな形を基礎にし、双方が内容を理解して合意したうえで署名し、各自が同じ内容の契約書を保管しましょう。

個人間でアパート・マンション・一軒家・土地や建物を賃貸するケース

個人間契約は、親が所有するマンションを子に貸す場合、知人所有の一戸建てを借りる場合、相続した空き家を貸す場合などで利用されます。
住居用のアパート、マンション、一軒家だけでなく、事務所、店舗、倉庫、駐車場、土地の賃貸借でも、目的物に応じた契約条件を定める必要があります。
とくに建物賃貸借と土地賃貸借では、適用されるルールや印紙税の扱いなどに違いがあるため、同じテンプレートを流用しないことが重要です。
また、住居用か事業用か、普通借家契約か定期借家契約かによっても、契約期間満了時や更新時の扱いが変わります。
物件の用途、登記上の表示、附属設備、使用人数、駐車場の有無まで具体的に整理してから契約書を作りましょう。

• 住居用建物は、居住目的、入居者、設備、生活ルールを明確にする
• 店舗・事務所は、業種、営業時間、看板、原状回復、用途変更を確認する
• 土地は、使用目的、工作物の設置、返還時の状態、契約期間を慎重に定める
• 駐車場は、区画、車両、利用時間、事故や損害の扱いを記載する
• 定期借家契約を検討する場合は、通常の賃貸借とは異なる要件に注意する

自分で作るメリットとデメリット｜手間、不備、トラブルの可能性

賃貸借契約書を自分で作るメリットは、管理委託や契約書作成の費用を抑え、物件や当事者の事情に応じて条件を柔軟に設定できる点です。
一方で、法令に合わない条項、必要事項の記載漏れ、曖昧な表現、保証人に関する不備があると、トラブル時に意図した条件を主張できないおそれがあります。
無料テンプレートは出発点として便利ですが、作成時期が古いものや、住居用と事業用が混在したものもあるため、内容の確認なしに利用するのは危険です。
費用だけで判断せず、契約の重要度、賃料額、契約期間、当事者間の関係、将来の紛争リスクを踏まえて、専門家への確認も検討しましょう。

民法・借地借家法を踏まえ、必要に応じて弁護士など専門家へ相談する

賃貸借契約では民法に加え、建物や土地の賃貸借には借地借家法が関係する場合があります。
当事者が自由に特約を定められる部分がある一方で、借主保護の観点から、契約書に書けばすべて有効になるわけではありません。
たとえば、更新拒絶、立退き、定期借家、原状回復、違約金、敷引き、保証人の責任範囲などは、条項の書き方や事情によって問題になることがあります。
高額な賃料、事業用物件、立退き予定のある物件、親族間でも将来対立の可能性がある契約では、弁護士、宅地建物取引士、不動産実務に詳しい専門家へ事前に相談すると安心です。
行政の無料相談や法テラスなどの利用可否を確認する方法もありますが、個別の有効性判断は資料を示して相談しましょう。

シンプルな賃貸契約書の雛形・無料テンプレートを選ぶポイント

シンプルな賃貸契約書PDFや無料テンプレートは、個人間契約のたたき台として役立ちます。
ただし、無料で入手できることと、そのまま自分の契約に適していることは別問題です。
住居用建物の契約書なのか、事業用建物・土地・駐車場用なのか、普通借家か定期借家か、連帯保証人や保証会社を使うのかを確認し、目的に合う書式を選びましょう。
国土交通省が公表する賃貸住宅標準契約書など、作成主体や更新状況が明確な資料は参考になりますが、利用が法令上義務付けられているわけではありません。
PDFは編集しにくいことがあるため、編集用のWord形式と、締結・保管用のPDF形式を使い分けると実務上便利です。

無料の賃貸契約書テンプレート（Word・PDF）を使う前のチェック事項

無料テンプレートをダウンロードする前に、作成元が明らかか、対象となる契約類型が自分の物件に合うか、更新日が古すぎないかを確認します。
Word形式は編集しやすい反面、修正箇所の消し忘れやレイアウト崩れが起きることがあるため、完成後はPDF化して全文を読み直しましょう。
PDF形式はレイアウトを固定しやすい一方、入力欄の有無や編集制限を確認する必要があります。
不要な条項を安易に削除したり、理解しないまま特約を追加したりせず、空欄、選択肢、別紙、添付資料との整合性を必ず点検してください。
ダウンロードサイトへの個人情報入力や、不審なソフトのインストールを求められるケースにも注意が必要です。

• 住居用、事業用、土地、駐車場のどれ向けの書式か
• 普通借家契約と定期借家契約のどちらを想定しているか
• 作成元、公開日・更新日、利用条件が明示されているか
• 敷金、保証会社、連帯保証人、特約の欄が物件条件に合うか
• 別紙の設備表、入居者名簿、物件図面を添付できる構成か
• 編集後にPDFとして保存し、双方が同じ版を確認できるか

シンプルな賃貸契約書・な賃貸契約書の書式でも省けない必須項目

シンプルな賃貸契約書であっても、誰が、どの物件を、いつからいつまで、いくらで借りるのかが分からなければ、契約書として十分に機能しません。
最低限、貸主・借主の氏名と住所、目的物の所在・表示、使用目的、賃料、共益費、支払方法、契約期間、敷金などの金銭条件、解除・解約、署名欄を設けます。
さらに、設備の故障時の連絡先、修繕の負担、転貸禁止、用法遵守、原状回復なども、後のトラブルを防ぐために重要です。
「その他は協議する」とだけ記載して重要な条件を空白にすると、協議がまとまらない際に問題が残ります。
短い書式を選ぶ場合ほど、物件に必要な項目が落ちていないかをチェックしましょう。

個人間テンプレート・賃貸契約書テンプレートを物件条件に合わせて修正する

テンプレートを使う際は、ひな形にある空欄を埋めるだけでなく、物件と実際の合意に合わない表現を修正します。
たとえば、駐車場が付属するなら区画番号と使用料を記載し、家具・家電を貸すなら設備または残置物の扱いを別紙で明確にします。
ペット飼育、民泊利用、事務所利用、喫煙、楽器、同居人、自治会費などに条件がある場合も、具体的かつ過度に曖昧でない表現にします。
修正した本文と特約、別紙の内容に矛盾がないか、条番号が連続しているか、金額と日付に誤記がないかを双方で読み合わせましょう。
一方が修正した最終版を、もう一方が確認しないまま署名することは避け、締結用PDFのファイル名や版数も統一してください。

賃貸借契約書の書き方｜契約内容として明記すべき条項

賃貸借契約書は、一般論を並べるだけでは不十分で、対象物と当事者の合意を特定できるように記載する必要があります。
金額、日付、期間、支払方法、通知先などは、「相当額」「必要に応じて」といった抽象的な表現を避け、できる限り具体化しましょう。
また、契約本文だけでなく、特約、設備表、間取り図、入居時の物件状況確認書なども、契約書の一部として扱うかを明示すると整理しやすくなります。
借主に不利益な条項や高額な違約金を設ける場合には、内容の合理性や法令との関係が問題になることがあるため、十分な説明と確認が欠かせません。

目的物・使用目的・賃料・共益費・敷金・契約期間を正確に記載する

目的物は、住居表示だけでなく、建物名、部屋番号、構造、附属設備、駐車場や倉庫などの付属部分を必要に応じて特定します。
使用目的は住居用、事務所用、店舗用などを明記し、住居用で事業利用や転貸を認めないなら、その条件も記載します。
賃料と共益費はそれぞれの月額、消費税の扱いが必要な場合の表示、支払日、振込先、振込手数料の負担を定めましょう。
敷金は金額だけでなく、何の債務を担保するか、退去後にどのように精算・返還するかを示すことが重要です。
契約期間は開始日と終了日を年月日で記し、普通借家か定期借家か、更新の有無や手続も明確にします。

連帯保証人の極度額、設備・修繕、原状回復・返還の条件を定める

個人が連帯保証人になる賃貸借契約では、保証人が負担する責任の上限額である極度額を定める必要があります。
極度額の記載がない保証契約は無効となるため、借主本人の契約書だけでなく、保証人が署名する書面の記載も慎重に確認しましょう。
設備については、エアコン、給湯器、コンロ、照明、インターネット設備などが貸主の修繕対象か、残置物として借主が管理するものかを区別します。
原状回復は、通常損耗や経年変化まで一律に借主負担とするのではなく、故意・過失、善管注意義務違反、通常使用の範囲などを踏まえた条件にすることが重要です。
退去時の立会い、鍵の返還日、残置物の処分、敷金精算書の交付時期も定めておくと、返還手続を進めやすくなります。

中途解約・解除・違約金・更新に関する特約と条項の注意点

中途解約条項では、借主が解約通知をする方法、通知日から明渡しまでの予告期間、賃料の日割り計算の有無を具体的に定めます。
解除条項では、賃料不払い、無断転貸、用法違反など、どのような契約違反が問題になるかを記載しますが、軽微な違反ですぐに解除できるとは限りません。
短期解約違約金や解約違約金を設ける場合は、対象期間、金額、発生条件を明確にし、過大または不合理な内容になっていないか検討が必要です。
更新については、普通借家契約なら更新の手続や更新料、定期借家契約なら期間満了時に契約が終了することと必要な手続を混同しないようにします。
特約は本文より優先する旨が書かれることもありますが、法令や公序良俗に反する内容まで当然に有効になるものではありません。

賃貸借契約書を締結・保管するときの署名、電子署名、印紙

契約書の内容を作成したら、貸主・借主が最終版を確認し、紙または電子的な方法で締結します。
紙の契約では、同一内容の契約書を複数通作成して双方が署名または記名押印のうえ各1通を保管する方法が一般的です。
電子契約では、電子署名サービスを用いて契約締結の記録を残し、締結済みデータと監査証跡を適切に保存します。
また、賃貸借契約書の印紙税は対象物や契約内容によって扱いが異なるため、「賃貸借契約書なら必ず印紙が必要」とは考えないことが大切です。
特に建物の賃貸借契約書と土地の賃貸借契約書では取扱いが異なるため、契約前に確認しましょう。

個人間契約の署名・押印と、契約成立・効力が発生するタイミング

個人間の賃貸借契約では、当事者双方が契約内容に合意すれば、原則として契約は成立し得ます。
署名や押印は、誰がどの内容に合意したかを示し、後日の立証をしやすくするために重要です。
紙の契約書には、貸主・借主の住所氏名を記載し、本人が署名するか、記名押印を行います。
実印でなければ必ず無効になるわけではありませんが、重要な契約では本人確認資料、印鑑登録証明書、署名の経緯なども含めて、本人による意思表示を確認できる状態にしておくと安心です。
契約開始日、鍵の引渡し日、初回賃料の支払日を明確にし、いつから使用収益が始まるのかも双方で共有しましょう。

• 締結前に、貸主・借主が同じ最終版の契約書を確認する
• 氏名、住所、物件表示、賃料、期間、特約に誤りがないか読み合わせる
• 代理人が署名する場合は、代理権や委任状の有無を確認する
• 署名・押印後は、各当事者が署名済みの契約書を1通ずつ受け取る
• 鍵の引渡し、賃料支払、入居時写真などの記録も保存する

電子契約のメリット・デメリット｜電子署名と文書・データの保管方法

電子契約は、郵送や対面での押印を省きやすく、遠方の貸主・借主でも手続を進めやすい点がメリットです。
締結済みのPDFをすぐに共有でき、検索やバックアップがしやすいことも実務上の利点といえます。
一方で、利用するサービスの本人確認方法、署名手順、利用料金、契約後のデータ閲覧期間、アカウント管理を理解していないと、必要なときに契約書を取り出せないおそれがあります。
電子署名済みの契約書は、単にPDFを印刷したものだけでなく、原本データ、締結完了メール、タイムスタンプや監査証跡なども併せて保管しましょう。
パスワードの使い回しを避け、退去や担当者変更後もアクセス権限を適切に管理することが重要です。

紙の賃貸借契約書に必要な印紙税と印紙の負担・貼付漏れへの対応

印紙税は、課税文書に当たる紙の文書を作成した場合に問題となる税金です。
建物の賃貸借契約書は、原則として印紙税の課税対象ではないとされています。
ただし、契約書に土地の賃貸借に関する内容が含まれる場合や、賃貸借契約とは別に課税対象となる請負・売買などの内容を含む場合には、取扱いが変わる可能性があります。
誰が印紙代を負担するかは、法律で一律に決まるものではなく、契約書で貸主・借主の負担を定めるか、双方で協議します。
課税文書であるにもかかわらず印紙の貼付を漏らした場合は、契約そのものが直ちに無効になるわけではありませんが、印紙税に関する問題が生じ得ます。
判断に迷う契約は、国税庁の最新情報や税務署、税理士に確認しましょう。

契約書がないまま放置しないための最終チェックリスト

賃貸借契約書がない状態を放置すると、更新、解約、修繕、賃料の見直し、退去精算などの重要な局面で、双方が契約条件を確認できなくなります。
まずは管理会社、不動産会社、貸主、電子契約サービスに写しが残っていないかを確認してください。
写しを取得できない個人間契約では、当初の条件を証明できる資料を集めたうえで、双方の合意により確認書または新しい契約書を作成する方法を検討します。
ただし、過去の契約内容が不明なまま、片方に不利な新条件を押し付けることは避けるべきです。
書類をそろえた後は、紙と電子データの両方で保管し、更新時や条件変更時に内容を見直しましょう。

再発行、無料ひな形の活用、自作のうち自分に合う方法を選ぶ

不動産会社や管理会社が契約書を保管している可能性が高い場合は、まず写しやPDFの再交付を依頼するのが基本です。
既存の契約書を復元できれば、当初の条件を確認しやすく、新たな契約書を作る必要がない場合があります。
一方、自主管理の個人間契約で書面が存在しない、または双方が紛失している場合は、無料ひな形を参考にして契約書や確認書を自作する選択肢があります。
ただし、建物・土地・事業用などの契約類型、保証人、定期借家、原状回復、違約金などの事情がある場合は、テンプレートだけで判断せず専門家への確認も検討しましょう。
費用の安さだけで選ぶのではなく、既存書類の有無、契約の複雑さ、将来のトラブルリスクで方法を選ぶことが大切です。

貸主・借主の双方で契約書と重要事項説明書を保存し、更新時に見直す

賃貸借契約書、重要事項説明書、特約、設備表、入居時確認書、更新契約書、賃料改定合意書などは、貸主・借主の双方がまとめて保存しましょう。
契約書の本文だけを保管しても、別紙の特約や設備表がなければ、具体的な条件を確認できないことがあります。
更新時には、契約期間、賃料・共益費、保証会社の契約、火災保険、連帯保証人、連絡先、入居者構成に変更がないかを確認します。
貸主が変更された場合や管理会社が変わった場合も、新しい連絡先、賃料振込先、敷金の承継状況を文書で確認することが重要です。
紙の原本は耐火性のある保管場所などに保管し、スキャンデータはクラウドストレージや外部媒体へバックアップすると、紛失リスクを下げられます。

• 賃貸借契約書と署名済みの特約
• 重要事項説明書、物件状況・設備に関する書類
• 敷金、礼金、仲介手数料などの初期費用明細と領収書
• 更新契約書、賃料改定通知、保証会社・保険の書類
• 入居時・退去時の室内写真、修繕依頼、精算書
• 貸主、管理会社、不動産会社とのメールやメッセージ

賃貸借のトラブルや問題が発生したときに確認する書類と相談先

賃料、退去費用、修繕、敷金返還、更新拒絶、立退きなどのトラブルが起きたときは、まず契約書と特約を確認し、相手方からの通知、支払記録、写真、メールを時系列で整理します。
契約書がない場合でも、振込履歴、募集資料、入居時の案内、メッセージなどが合意内容を示す資料になることがあります。
管理会社が関与しているなら、事実関係と希望する対応を文書で伝え、回答も記録に残しましょう。
解決が難しい場合は、地方公共団体の消費生活相談窓口、宅地建物取引業に関する相談窓口、法テラス、弁護士などへ相談する方法があります。
ただし、相談先によって対応できる範囲は異なるため、契約書や関連資料を持参・提出し、個別事情に即した助言を受けることが重要です。