賃貸借契約書のもらい方・ない場合は？自作手順と無料ひな形

※本ブログはあくまで参考内容としてご覧ください。賃貸借契約書の作成には、各法令や国土交通省のガイドラインを契約書に盛り込む必要がある項目もございます。個人での作成は貸主・借主相応にリスクがある場合もございますので、できればお近くの不動産業者にお任せする事を推奨します。

賃貸借契約書をどこでもらえるのか分からない方、契約書を紛失して手元にない借主・オーナーの方、親族や知人との個人間賃貸でシンプルな契約書を自分で作りたい方に向けた記事です。
賃貸借契約書の再発行依頼の流れ、書面がない場合のリスク、無料テンプレートの選び方、自作時の必須項目、重要事項説明書、印紙税、電子契約までを分かりやすく解説します。
建物と土地では印紙税の扱いなどが異なるため、物件の種類と契約内容に応じて確認し、必要に応じて宅地建物取引士・弁護士・税理士などの専門家へ相談してください。

賃貸借契約書のもらい方｜管理会社・不動産会社・オーナーに確認する流れ

賃貸借契約書は、通常、契約手続きを担当した管理会社または仲介した不動産会社から受け取ります。
自主管理物件や個人間契約では、貸主であるオーナーが契約書を作成・交付するケースが一般的です。
手元に書類がないからといって、すぐに契約が無効になるわけではありません。
ただし、賃料、契約期間、更新、解約予告、原状回復などの合意内容を確認できないと、退去時や更新時にトラブルになりやすいため、早めに写しまたはPDFの提供を依頼しましょう。
まずは契約時のメール、入居案内、家賃の振込先、保証会社の書類などを確認し、現在の窓口を特定することが重要です。

状況	主な連絡先	依頼するもの
仲介会社・管理会社がある	管理会社を優先	契約書の写しまたはPDF
オーナーが自主管理している	貸主本人	署名済み契約書の写し
管理会社が変わった	現管理会社	引継ぎ後の契約情報
連絡先が不明	登記情報・家賃振込先などを確認	窓口の確認

入居時の契約書は管理会社・不動産会社から受け取る

不動産会社を通じて賃貸物件を借りた場合、契約締結時に賃貸借契約書へ署名・押印または電子署名を行い、締結済みの書面やPDFを受け取るのが通常です。
仲介会社が契約を取りまとめ、契約後の問い合わせは管理会社が担当することもあるため、再確認の窓口は入居案内や毎月の家賃請求書に記載された管理会社を優先するとスムーズです。
契約書だけでなく、重要事項説明書、入居時の設備状況確認書、鍵の受領書、特約説明書なども一緒に保管します。
メールで電子交付されている場合は、迷惑メール、クラウドストレージ、契約電子署名サービスの通知も確認してください。

• 管理会社の営業時間内に電話または問い合わせフォームから連絡する
• 物件名、部屋番号、契約者氏名、入居開始時期を伝える
• 本人確認書類の提出が必要か確認する
• 紙の写しとPDFのどちらで受け取れるか確認する
• 発行手数料、郵送費、受領までの日数を確認する

賃貸借契約書を紛失した・ない場合に貸主へ再発行を依頼する方法

賃貸借契約書を紛失した場合は、まず管理会社または貸主に「契約書の写しを再交付してほしい」と依頼します。
すでに締結された契約書の原本を改めて作り直すのではなく、保管されている契約書のコピーやスキャンPDFを受け取る方法が基本です。
再発行の可否や費用は相手方の運用によって異なり、無料の場合もあれば、事務手数料や郵送費がかかる場合もあります。
依頼時には本人以外への情報漏えいを防ぐため、契約者本人であることを確認されることがあります。
同居人や家族が連絡する場合は、委任状を求められる可能性もあるため、事前に必要書類を確認しましょう。

連絡文には、物件名、号室、契約者氏名、契約開始時期、希望する受領方法を簡潔に記載します。
例えば「賃貸借契約書を紛失したため、契約書一式の写しをPDFまたは郵送でご提供いただけますでしょうか」と伝えると、目的が明確です。
相手方が契約書を保管していない場合は、家賃、契約期間、解約条件などをメールや確認書で改めて書面化することも検討してください。
ただし、条件変更を伴う確認書には安易に署名せず、元の契約内容との差異を十分に確認することが大切です。

契約書の原本・写し・PDFデータはどちらが保管する？

紙の賃貸借契約では、貸主用と借主用として同内容の契約書を2通作成し、双方が各1通の原本を保管する方法が一般的です。
一方で、原本を1通だけ作成して貸主が保管し、借主には写しを渡す運用もあり得ますが、借主側も契約条件を証明できる書面を必ず受け取るべきです。
電子契約の場合は、締結済みPDFと電子署名の完了記録を、貸主・借主の双方がダウンロードして保存します。
スマートフォン内だけに保存すると機種変更や故障で失うおそれがあるため、パスワード管理されたクラウドと端末の両方に保管すると安心です。
なお、重要事項説明書や更新合意書、退去時の精算書も、契約書とひとまとめにして管理しましょう。

書類の種類	借主が保管するもの	貸主が保管するもの
紙の契約書	原本または署名済み写し	原本または署名済み写し
電子契約書	締結済みPDF・署名記録	締結済みPDF・署名記録
重要事項説明書	交付された書面・PDF	説明・交付記録を含む書類
更新・変更書面	最新の合意書	最新の合意書

賃貸借契約書がないとどうなる？契約の効力と想定されるトラブル

賃貸借契約書が手元にない場合でも、当事者間で物件を貸すことと借りること、賃料などについて合意していれば、賃貸借契約そのものが直ちに無効になるとは限りません。
実際に入居して家賃を支払い、貸主が受領している事情は、契約関係の存在を示す重要な事情になります。
しかし、書面がないと、合意した賃料、契約期間、更新料、禁止事項、修繕負担、解約予告期間などを客観的に証明しにくくなります。
特に退去時の原状回復費用や敷金返還をめぐる争いでは、口約束だけでは認識の違いを解消しにくいため、契約書の写しを入手するか、確認できる条件をメールや合意書で整理することが重要です。

口頭の賃貸借契約でも契約は成立するが書面が必要な理由

民法上、賃貸借契約は原則として当事者の合意によって成立するため、口頭での約束だけでも契約関係が生じる可能性があります。
ただし、口頭契約では、いつ、誰が、どの物件について、どの条件で合意したのかを後から立証することが難しい点が大きな問題です。
書面の契約書は、貸主と借主が同じ条件を確認した証拠であり、認識違いを予防する役割を持ちます。
また、定期建物賃貸借のように、契約方式や事前説明について書面が特に重要となる契約もあります。
一般的な普通借家契約でも、口頭合意に頼らず、物件、期間、賃料、特約、解約条件を明記した契約書を作成し、双方が保管することが安全です。

• 契約の対象となる建物・部屋・付属設備を特定できる
• 毎月の賃料、共益費、支払日、振込先を確認できる
• 解約通知の期限や違約金の有無を確認できる
• 敷金、礼金、原状回復費用の精算基準を整理できる
• 騒音、ペット、転貸、用途変更などの禁止事項を共有できる

賃料・敷金・原状回復・解約条件で起こりやすい問題

契約書がない、または内容があいまいな場合に起こりやすいのは、金銭と退去条件に関するトラブルです。
例えば、家賃に共益費や駐車場代が含まれているのか、敷金をいくら預けたのか、更新料を支払う合意があったのかなどで意見が分かれることがあります。
退去時には、通常損耗や経年変化まで借主負担として請求される、ハウスクリーニング費用の特約があったか不明である、解約予告が1か月か2か月か争いになるといった問題が典型例です。
家賃の振込明細、初期費用の領収書、募集図面、LINE・メールのやり取り、入居時の写真などは、契約条件や物件状態を示す補助資料になります。
これらを削除せず、時系列が分かる形で保存しましょう。

争点	書面がない場合のリスク	確認・保存したい資料
賃料・共益費	月額や支払条件が不明確になる	振込明細、請求書、メール
敷金	預託額・返還条件を争いやすい	領収書、初期費用明細
原状回復	負担範囲の認識が食い違う	入退去時写真、設備表
中途解約	予告期間や違約金で対立しやすい	募集資料、合意メール

契約書がない物件で借主・貸主がまず確認すべき事項

契約書が見当たらないときは、感情的に責任を追及する前に、現在の契約条件を双方で確認し、記録に残すことを優先します。
借主は、誰が正式な貸主または管理窓口なのか、現在の家賃と支払日、契約開始日、契約期間、解約連絡先を確認します。
貸主は、入居者の氏名・連絡先・入居者数、預かっている敷金、保証会社や連帯保証人の有無、設備の引渡し状況を整理します。
確認した内容は、電話だけで終わらせず、メール、書面、電子契約サービスなどで双方が読める形に残すと有効です。
過去の条件を変更する書面なのか、従前の合意を確認する書面なのかを明確にし、署名する前に内容を慎重に確認してください。

• 物件の所在地、建物名、部屋番号、駐車場などの対象範囲
• 貸主・借主・管理会社の氏名、住所、連絡先
• 賃料、共益費、支払日、支払方法、滞納時の取り扱い
• 契約開始日、契約期間、更新条件、定期借家かどうか
• 敷金などの預託金、保証会社、連帯保証人の内容
• 解約予告期間、退去時の精算、設備・修繕の負担

個人間の賃貸借契約書を自分で作ることは可能？作成前の注意点

親族、知人、大家と入居者が直接契約するケースなどでは、個人間で賃貸借契約書を自分で作成することは可能です。
自作であっても、当事者が内容に合意し、署名または記名押印を行えば、契約書として利用できます。
ただし、インターネット上の無料テンプレートをそのまま使うと、物件の種類、契約形態、地域の慣行、特約の内容に合わず、不公平または不明確な条項を残すおそれがあります。
特に、定期借家、事業用物件、土地賃貸、法人契約、民泊・転貸が関係するケースは、通常の居住用建物のひな形だけでは対応しにくいため注意が必要です。
自作する場合は、必要事項を漏れなく記載し、法令に反する内容や一方的に不利な条項がないか確認したうえで締結しましょう。

個人間契約・自主管理で賃貸借契約書が必要になるケース

個人間の賃貸借契約書が必要になる代表例は、オーナーが管理会社を使わずに所有物件を貸す自主管理、親族所有の住宅を借りる場合、知人に空き家や部屋を貸す場合です。
口約束で開始しやすい関係でも、金銭の支払いと居住・使用が継続する以上、条件を文書化する必要性は高いといえます。
契約書があれば、借主は安心して居住条件を確認でき、貸主は用途違反、無断転貸、家賃滞納などへの対応根拠を整理できます。
住宅手当、確定申告、法人の社宅手続き、保証会社の利用などで契約書の提出を求められることもあります。
信頼関係がある相手ほど、後の誤解を防ぐために、シンプルでも具体的な契約書を取り交わすことが大切です。

アパート・マンション・一軒家・土地で異なる契約内容

居住用のアパートやマンションでは、専有部分の使用条件に加え、共用部分の利用、管理規約、駐車場、駐輪場、ゴミ出し、ペット飼育などを契約書または別紙で確認します。
一軒家では、庭、門、物置、給湯器、浄化槽、外壁、屋根など、建物以外の設備・敷地の管理責任も争点になりやすいため、修繕負担を具体化することが重要です。
土地の賃貸借では、建物賃貸借とは契約期間、利用目的、更新、返還方法、印紙税の扱いなどが異なる場合があります。
店舗、事務所、倉庫などの事業用物件では、用途制限、営業時間、看板、原状回復、消防・法令対応も個別に検討が必要です。
テンプレートは必ず物件用途に合うものを選び、不要な条項を残したまま署名しないようにしましょう。

物件・用途	特に確認したい内容	注意点
アパート・マンション	共用部、管理規約、設備、駐車場	規約違反の禁止事項を明確にする
一軒家	庭・外構・浄化槽・建物設備の管理	修繕負担を具体的に定める
居住用の土地	利用目的、契約期間、返還方法	建物用のひな形を流用しない
事業用物件	用途、看板、原状回復、法令対応	許認可や用途変更も確認する

無料テンプレートだけで作成するリスクと専門家に相談すべきケース

無料テンプレートは、契約書の基本構成を把握し、作成時間を短縮するために役立ちます。
しかし、作成者や更新時期が不明なひな形には、古い法令や実情に合わない条項が含まれる可能性があります。
また、空欄を埋めるだけでは、敷金精算、短期解約違約金、残置物、修繕、ペット、転貸、連帯保証人の極度額など、物件固有の重要な取り決めが漏れることがあります。
借主に過度な負担を課す特約や、内容が不明確な違約金条項は、後に有効性が問題になるおそれもあります。
定期借家契約、事業用契約、賃料が高額な契約、権利関係が複雑な物件、相続物件、トラブルがすでに起きている案件では、宅建士、弁護士、税理士などへ個別に相談することを検討してください。

• 定期建物賃貸借として期間満了で確実に終了させたい場合
• 土地を貸す、または店舗・事務所・倉庫として貸す場合
• 共有名義、相続未登記、転貸など権利関係が複雑な場合
• 高額な敷金・保証金・権利金を受け渡す場合
• 既に家賃滞納、明渡し、修繕費などの紛争がある場合
• 特約の有効性や税務処理に不安がある場合

シンプルな賃貸契約書の無料ひな形｜Word・PDFテンプレートの選び方

シンプルな賃貸契約書を作る際は、無料テンプレートを出発点として利用しつつ、物件と当事者の実情に合わせて内容を調整することが大切です。
特に居住用建物の普通借家契約なのか、定期借家契約なのか、土地や事業用物件の契約なのかによって、必要な条項や注意点は変わります。
編集しやすいWord形式のひな形を使い、内容を確定した後にPDF化すると、記載漏れや改変を防ぎやすくなります。
ただし、PDF化しただけでは契約が完成するわけではありません。
貸主と借主が最終版の全文を確認し、署名・押印または適切な電子署名を行い、それぞれが締結済みのデータや書面を保管する必要があります。

シンプルな賃貸契約書に最低限必要な記載項目

シンプルな賃貸借契約書であっても、誰が、どの物件を、いつからいつまで、いくらで借りるのかを特定できなければ、契約書として十分に機能しません。
最低限、貸主・借主の氏名と住所、対象物件の所在地・部屋番号、使用目的、契約期間、賃料、共益費、支払日、支払方法を記載します。
さらに、敷金などの預託金、修繕の負担、禁止事項、契約解除、解約予告、退去時の原状回復、署名欄も欠かせません。
設備や付属施設がある場合は、設備表や別紙にまとめて契約書に添付し、どの書類が契約内容を構成するのか明記します。
「その他協議する」とだけ書いて重要事項を曖昧にせず、金額、期限、負担者を可能な限り具体的に定めましょう。

• 貸主・借主の氏名、住所、連絡先
• 物件の所在地、建物名、部屋番号、付属施設
• 居住用・事業用などの使用目的と利用人数
• 契約開始日、終了日、更新の有無と更新条件
• 賃料、共益費、支払日、支払先、遅延時の取り扱い
• 敷金、礼金、保証料、退去時の精算方法
• 修繕、設備、禁止事項、転貸の扱い
• 中途解約、解除、明渡し、原状回復の条件
• 特約、別紙、署名・押印または電子署名欄

賃貸契約書テンプレートをWordで編集しPDFで保存する方法

Word形式のテンプレートは、物件情報や金額、特約を入力・修正しやすい点がメリットです。
まず、信頼できる提供元のひな形を入手し、契約形態と物件用途が合っているか確認します。
次に、空欄をすべて確認し、不要な条項は削除するだけでなく、削除によって契約内容に矛盾が生じないか見直します。
金額、日付、住所、氏名、条番号、別紙の名称は、入力後に複数回照合してください。
内容が固まったらPDFとして保存し、貸主・借主が同一の最終版を確認します。
紙で締結する場合は、PDFを印刷して2通作成するか、作成通数と原本の保管者を明確にします。
電子契約にする場合は、単なるメール添付ではなく、本人性や合意の記録を確保できる方法を検討しましょう。

手順	実施内容	確認ポイント
1	用途に合うWordテンプレートを選ぶ	居住用・事業用・土地用を取り違えない
2	物件情報・当事者情報・金額を入力する	住所、部屋番号、振込先を正確にする
3	特約・別紙・設備表を調整する	本文との矛盾や空欄をなくす
4	PDFとして保存し最終確認する	ページ欠落、文字化け、版違いを防ぐ
5	署名・押印または電子署名を行う	双方が同一内容を保管する

個人間テンプレートを利用するときのチェックポイント

個人間契約では、不動産会社が行う通常の確認や説明が省かれることがあるため、テンプレートの記載内容を貸主・借主の双方で丁寧に確認する必要があります。
貸主は、物件を貸す権限があるか、共有者や管理規約上の制限がないかを確認します。
借主は、貸主本人の氏名、連絡先、物件の所在地、設備の状態、家賃の振込先が不自然でないかを確かめましょう。
また、入居時に室内、設備、メーター、鍵の本数を写真やチェックリストで記録しておくと、退去時の原状回復トラブルの予防に役立ちます。
家賃を現金で受け渡す場合は、必ず日付、金額、対象月、受領者を記した領収書を残します。
後から口頭で変更した条件も、メールや変更合意書で記録することが重要です。

• 貸主が所有者または適法な代理人であることを確認する
• 物件の住所、部屋番号、面積、付属設備を正確に記載する
• 家賃、共益費、敷金、支払期日、振込先を明確にする
• 入居時の室内・設備の状態を写真と書面で残す
• ペット、喫煙、駐車場、転貸、民泊などの可否を明記する
• 修繕の連絡先と費用負担の基準を決める
• 変更や更新の際は、口頭だけで済ませず書面化する

国土交通省の標準契約書・無料雛形を活用する際の注意点

国土交通省が公表する賃貸住宅標準契約書は、居住用賃貸借契約の内容を検討する際の参考になるモデル書式です。
標準契約書の利用自体が法律で義務付けられているわけではありませんが、一般的な契約条項や記載事項を確認するうえで有用です。
もっとも、標準契約書や無料雛形を使用する場合でも、個別の物件状況に合わせた調整は必要です。
例えば、駐車場を建物契約に含めるのか別契約にするのか、設備故障時の連絡先をどうするのか、特別な使用制限を設けるのかによって、追記すべき内容は異なります。
定期借家や事業用、土地賃貸などに居住用標準契約書をそのまま流用することは避けましょう。
また、ひな形の最新性、出典、利用条件を確認し、疑義がある条項は専門家に相談してください。

賃貸借契約書の自作手順｜書き方から署名・締結まで

賃貸借契約書を自作するときは、テンプレートに必要事項を埋めるだけでなく、契約の前提となる物件情報と当事者の合意を整理することから始めます。
まず、登記情報や住所表示、部屋番号、付属設備などから対象物件を正確に特定し、貸主が契約を締結する権限を持つことを確認します。
次に、賃料、期間、敷金、解約、修繕、原状回復、特約について双方で協議し、曖昧な点を残さず条項に落とし込みます。
完成後は、貸主・借主が同じ最終版を読み合わせ、必要な別紙がそろっていることを確認してから署名・押印または電子署名を行います。
署名後に一方的な修正を加えないよう、締結済みファイルや原本の管理方法まで決めておくことが大切です。

目的物・使用目的・契約期間・賃料・共益費を明記する

契約書の冒頭では、賃貸する目的物を第三者が見ても特定できるように記載します。
所在地だけでなく、建物名、号室、構造、床面積、駐車場・倉庫・庭などの付属部分を必要に応じて明示します。
使用目的は「居住用」「事務所用」などと定め、居住用であれば事務所利用、民泊、無断転貸などを禁止するかどうかも検討します。
契約期間は開始日と終了日を明記し、普通借家契約か定期建物賃貸借かを明確にしてください。
賃料と共益費は、月額、支払期日、前払い・後払いの別、振込手数料の負担者、支払先を具体的に定めます。
消費税の取り扱いが問題になり得る事業用契約では、税抜・税込の表示や税率変更時の取り扱いも確認しましょう。

敷金・連帯保証人・極度額・修繕・設備の条項を取り決める

敷金を受け取る場合は、預託額、賃料滞納や損害賠償への充当の可否、退去後の精算方法、返還時期を明記します。
「敷金は返さない」といった抽象的な表現ではなく、未払い賃料や借主負担の修繕費など、どの債務に充当し得るのかを整理することが重要です。
連帯保証人を付ける場合は、保証人の氏名・住所・連絡先に加え、保証の範囲と極度額を適切に定めます。
保証会社を利用する場合も、保証料、更新料、保証対象外となる費用、緊急連絡先などを確認します。
修繕については、建物の主要設備や構造部分の修繕を誰が負担するのか、借主の故意・過失による破損はどう扱うのかを区別します。
設備表を添付し、エアコン、給湯器、照明、コンロなどが設備か残置物かを明確にしましょう。

特約・違約金・中途解約・原状回復の書き方

特約は、一般条項だけでは定めきれない個別事情を補うための条項ですが、内容が不明確または一方的に過重だと、後のトラブルや有効性の争いにつながります。
例えば、短期解約違約金を設ける場合は、対象となる契約期間、違約金額または計算方法、例外の有無を具体的に記載します。
中途解約については、借主が解約を申し入れる期限、通知方法、明渡し日、解約月の賃料精算方法を明記します。
原状回復では、通常損耗や経年変化と、借主の故意・過失などによる損耗を区別する考え方を踏まえ、入居時の状態確認書と写真を活用すると有効です。
ハウスクリーニング費用などを借主負担とする場合も、対象範囲と金額または算定方法を分かりやすく示してください。

貸主と借主が内容をチェックし署名・押印して契約を締結する

契約書が完成したら、貸主・借主の双方が、空欄、誤字、金額、日付、特約、別紙の有無を確認します。
特に、ドラフト段階のコメントや修正履歴、異なる版のPDFが残っていると、どれが最終合意なのか分からなくなるため注意が必要です。
紙で契約する場合は、同内容の契約書を必要通数作成し、当事者が署名または記名押印します。
契約書を2通作成するなら、貸主・借主が各1通の原本を保管する方法が分かりやすいでしょう。
電子契約の場合は、双方が合意した最終PDFに対して電子署名を行い、締結証明やタイムスタンプを含む記録を保存します。
締結日、鍵の引渡し日、初回賃料の支払日、敷金の受領日も整理し、契約書以外の重要書類と一緒に保管してください。

• 本文と別紙のページ番号・名称・添付漏れを確認する
• 氏名、住所、物件表示、賃料、日付、振込先を照合する
• 口頭で合意した条件が条項や特約に反映されているか確認する
• 署名・押印または電子署名を行う前に最終PDFを固定する
• 貸主・借主の双方が締結済み原本またはPDFを保管する
• 設備表、入居時写真、領収書、重要事項説明書も保存する

重要事項説明書は必要？個人間賃貸と不動産会社を介する場合の違い

重要事項説明書は、賃貸借契約を結ぶ前に、物件や契約に関する重要な事項を説明するための書面です。
宅地建物取引業者が貸主または代理・媒介として契約に関与する場合には、宅地建物取引士が宅地建物取引業法に基づく重要事項説明を行う場面があります。
一方、宅建業者を介さない純粋な個人間契約では、同法上の重要事項説明書の作成・説明が当然に義務付けられるわけではありません。
ただし、個人間でも、物件の権利関係、設備、不具合、利用制限、契約条件を事前に書面で説明・確認することには大きなメリットがあります。
契約書だけでは把握しにくい物件の現状や注意事項を整理し、後の「聞いていない」「説明されていない」というトラブルを防ぎましょう。

重要事項説明書の役割と宅建業者に求められる説明義務

重要事項説明書の役割は、借主が契約締結の判断をする前に、物件や契約条件に関する重要な情報を理解できるようにすることです。
不動産会社などの宅建業者が賃貸借の代理または媒介を行う場合、原則として契約成立前に、宅地建物取引士が重要事項を説明します。
説明では、対象物件の表示、登記記録に記載された事項、法令上の制限、契約期間、契約解除、損害賠償予定、金銭の授受、管理に関する事項などが扱われます。
説明を受ける借主は、分からない条項をそのままにせず、更新料、解約予告、短期解約違約金、退去時費用、設備の修繕窓口などを質問することが大切です。
重要事項説明書は契約書そのものではありませんが、契約内容の理解と説明の記録として重要な書類です。

個人間の賃貸借契約で重要事項説明書を用意するメリット

個人間賃貸では法定の重要事項説明が必須でない場合でも、説明用の書面を作ることで、契約書に書き切れない物件の状況や利用上の注意を共有できます。
例えば、雨漏りや設備の不具合の有無、建物の修繕予定、近隣との取り決め、自治会費、ゴミ出し、駐車場の利用条件、災害リスクに関する情報などです。
貸主にとっては、事前に説明した内容を記録でき、借主にとっては、契約前に生活条件や負担を確認できる利点があります。
説明書を作成する場合は、断定できない事項を事実のように記載せず、分かっている事実、未確認事項、今後変更の可能性がある事項を区別します。
借主が内容を確認した日付と署名欄を設け、契約書・設備表・写真と合わせて保管するとよいでしょう。

• 物件の所在地、構造、付属設備、使用上の注意
• 所有者・管理窓口・緊急時の連絡先
• 既知の不具合、修繕予定、残置物の有無
• 駐車場、駐輪場、ゴミ出し、町内会費などの条件
• 賃料以外に必要となる費用と支払時期
• 解約連絡先、退去立会い、精算の流れ

契約書と重要事項説明書に記載する内容の違い

賃貸借契約書は、貸主と借主が合意した権利・義務を定める書面です。
賃料、契約期間、敷金、禁止事項、修繕、解除、原状回復など、当事者を拘束する契約条件を記載します。
これに対し、重要事項説明書は、契約判断に影響する物件・権利・法令・費用・契約条件を事前に説明するための書面です。
同じ事項が両方に記載されることはありますが、重要事項説明書だけに記載して契約条件が不明確なままでは不十分な場合があります。
金銭負担、解約、禁止事項などの重要な合意は、原則として契約書にも明確に記載しましょう。
また、説明書と契約書の金額や期間が異なると紛争の原因になるため、締結直前に両書面を照合することが重要です。

書類	主な目的	主な内容
賃貸借契約書	当事者の権利・義務を合意する	賃料、期間、敷金、解約、修繕、特約
重要事項説明書	契約前の重要情報を説明する	物件情報、権利関係、費用、制限、契約概要
設備表・現況確認書	設備や室内状態を確認する	設備の有無、故障、傷、残置物、写真

賃貸借契約書の印紙はいくら？印紙税・貼付方法・電子契約の扱い

賃貸借契約書に収入印紙が必要かどうかは、契約の対象や書面の内容によって判断します。
一般的な建物の賃貸借契約書は、印紙税法上、原則として印紙税の課税文書に該当しないとされています。
ただし、建物賃貸借契約書の中に、課税対象となる別の契約内容が含まれる場合や、土地の賃貸借契約などでは扱いが異なることがあります。
印紙の要否を「賃料が高いから必要」「契約書なら必ず必要」と一律に判断するのは危険です。
契約対象、記載内容、作成する書面の種類を確認し、迷う場合は国税庁の最新情報、税務署、税理士などに確認してください。
なお、適法に電子契約として完結し、紙の課税文書を作成しない場合の印紙税の考え方も、紙契約とは異なります。

紙の賃貸借契約書に必要な印紙税の考え方

印紙税は、印紙税法で定められた課税文書を作成した場合に課される税金です。
国税庁の案内では、建物の賃貸借契約書は、原則として印紙税の課税対象となりません。
そのため、居住用アパートやマンション、一戸建てなどの建物賃貸借契約書について、一般に収入印紙を貼る必要はありません。
一方、土地の賃貸借契約書は、契約内容によって課税文書に該当し、印紙税が必要となる場合があります。
また、建物の契約書であっても、金銭の受領事実を証明する領収書を別途作成する場合は、その領収書について印紙税の検討が必要になることがあります。
判断は契約書の表題ではなく、実際に記載された内容で行われるため、複合的な契約や高額な金銭のやり取りがある場合は個別確認が必要です。

書面の例	印紙税の基本的な考え方	確認事項
建物の賃貸借契約書	原則として課税文書に該当しない	契約書に別の課税事項が含まれないか確認する
土地の賃貸借契約書	課税対象となる場合がある	契約内容・契約期間などを個別に確認する
金銭を受領した領収書	記載金額などにより検討が必要	受領金額と文書の性質を確認する
電子契約データ	紙の課税文書を作成しなければ原則不要	紙の原本を別途作成していないか確認する

印紙の負担者、貼る場所、消印の方法

印紙税が必要な契約書を作成する場合、法律上は文書を作成した者が納税義務者となります。
実務では、貸主と借主がそれぞれ保管する契約書に各自で印紙を貼る、または印紙代を折半するといった取り決めがされることもあります。
ただし、誰が負担するかは契約上の合意の問題であり、印紙税の納税義務の考え方とは区別して理解する必要があります。
収入印紙は通常、契約書の余白などに貼付し、印紙と文書にまたがるように消印します。
消印は、印紙の再使用を防ぐためのもので、署名、押印、または消印の趣旨を満たす方法で行います。
貼り忘れや消印漏れには過怠税の問題が生じ得るため、課税文書に該当するか不安な場合は、締結前に専門家または税務署へ確認しましょう。

電子契約・電子署名なら印紙が不要になる仕組みと注意点

電子契約では、契約書を紙に印刷して作成せず、電子データとして作成・締結・保存するため、通常は印紙税の課税対象となる「文書」の作成に当たらず、収入印紙が不要と考えられます。
ただし、電子契約を利用しただけで自動的にすべての問題が解決するわけではありません。
契約データの真正性、署名者本人の確認、締結時点、改ざん防止、長期保存、相手方への交付方法を確保する必要があります。
電子署名サービスを使う場合は、誰が署名権限を持つのか、メールアドレスの管理者は誰か、締結証明書を出力できるかを確認しましょう。
また、電子契約後に念のため紙の原本を作成すると、その紙文書について印紙税の問題が生じる可能性があるため、運用を統一することが重要です。
電子帳簿保存法などの保存要件も関係し得るため、事業者は自社の保管体制を整えてください。

• 最終版PDFを固定し、締結後に内容を変更できないようにする
• 署名者本人と署名権限を確認する
• 電子署名、タイムスタンプ、締結証明書の有無を確認する
• 貸主・借主が締結済みデータをダウンロードして保管する
• 電子契約と紙契約を混在させる場合は印紙税を個別に確認する
• サービス終了やアカウント変更に備えてデータをバックアップする

作成後の賃貸借契約書を安全に管理・更新する方法

賃貸借契約書は、署名・押印または電子署名をして終わりではありません。
入居中の修繕、更新、賃料改定、名義変更、退去精算など、契約期間中に発生するさまざまな手続きで確認する重要書類です。
紙の原本は紛失や水濡れを防げる場所に保管し、スキャンしたPDFも作成して、パスワード管理されたクラウドや外部記録媒体などにバックアップすると安心です。
ただし、スキャンデータは原本そのものに代わるとは限らないため、紙の原本を保有している場合は不用意に処分しないようにします。
更新や条件変更があった際は、古い契約書を上書きせず、いつから何が変わったのか分かるように変更合意書や更新契約書を契約書一式と一緒に保管しましょう。

契約書・重要事項説明書・関連書類の保管期間と保管方法

賃貸借契約書は、少なくとも契約期間中は当然に保管し、退去後も敷金返還、原状回復費用、未払い賃料などの問題が解決するまで保管することが重要です。
実務上は、退去精算が完了した後も、一定期間は契約書、重要事項説明書、更新書類、精算書、領収書、メール履歴、入退去時写真をまとめて保管すると安心です。
貸主が事業として賃貸を行っている場合は、税務申告や帳簿保存の観点からも、収入・経費を示す書類の保存が必要になります。
保管期間は書類の種類や立場、税務・会計上の事情によって異なるため、一律に決めつけず確認してください。
個人情報を含むため、紙は施錠できる場所に保管し、PDFにはアクセス制限を設け、第三者に安易に共有しないことが基本です。

書類	主な保管目的	推奨する管理方法
賃貸借契約書	契約条件・権利義務の確認	原本を保管しPDFもバックアップする
重要事項説明書	契約前説明の内容確認	契約書と同じフォルダに保管する
更新契約書・変更合意書	条件変更の確認	旧契約書と時系列で管理する
精算書・領収書	敷金・賃料・費用の証明	対象月・内容が分かる名称で保存する
入退去時写真・設備表	原状回復・設備状態の確認	撮影日・場所を分かるように記録する

契約更新・賃料改定・解除時に必要な書面とデータ管理

契約更新時には、更新後の契約期間、更新料、賃料・共益費、保証会社の更新、連帯保証人の扱いなどを確認します。
従前契約と同じ条件で更新する場合でも、更新契約書や更新確認書、更新料の領収書などを保管しましょう。
賃料改定を行う場合は、口頭連絡だけで済ませず、改定額、適用開始日、改定理由、合意の有無を明記した書面または電子データを残します。
解約では、借主の解約通知、貸主の受領記録、退去日、鍵の返却、立会い記録、原状回復見積書、敷金精算書を時系列で管理することが重要です。
特にメールやチャットでやり取りした解約通知は、削除やアカウント変更に備えてPDF化または画面保存し、送受信日時と相手方が分かる状態で保存してください。
条件変更の内容が大きい場合は、元の契約書との優先関係も明記しておくと混乱を防げます。

• 更新日、更新後の契約期間、更新料、事務手数料を確認する
• 賃料改定は金額・適用日・支払方法を明記して合意記録を残す
• 解約通知は契約書で定めた期限・方法に従って提出する
• 退去立会い時は室内写真、設備状態、鍵の返却本数を記録する
• 敷金精算は控除項目、金額、根拠、返還予定日を確認する
• メール・チャット・電子契約の履歴はPDFなどでバックアップする

不備を防ぐ最終チェックリスト｜安心できる賃貸借契約へ

賃貸借契約では、書式を整えることよりも、当事者が重要な条件を理解し、同じ内容に合意していることが重要です。
契約書を自作した場合は、物件表示、当事者情報、賃料、期間、敷金、解約、修繕、原状回復、特約、署名欄に漏れがないか最終確認しましょう。
また、契約書本文だけでなく、重要事項説明書、設備表、入居時写真、駐車場契約、保証会社の書類など、関連書類との内容が矛盾していないかを確認します。
分からない用語や不自然に不利な条項がある場合は、署名を急がず、管理会社、宅地建物取引士、弁護士、税理士などに相談してください。
締結後は、貸主・借主の双方が同じ締結済み書類を保管し、更新・変更・退去のたびに記録を追加していくことで、安心できる賃貸借関係につながります。

• 貸主・借主の氏名、住所、連絡先、署名者の権限を確認した
• 物件の所在地、建物名、部屋番号、付属設備を正確に記載した
• 普通借家契約か定期借家契約かを明確にした
• 賃料、共益費、支払日、振込先、敷金などの金額を確認した
• 解約予告、違約金、更新、原状回復、修繕の条件を確認した
• 特約が具体的で、本文や別紙と矛盾していないことを確認した
• 重要事項説明書、設備表、写真、保証関係書類をそろえた
• 印紙税の要否を契約対象と書面内容に応じて確認した
• 紙または電子で、双方が締結済みの契約書を保管した
• 不明点や高額・複雑な条件について専門家へ相談した